Kwestie van mindset!

Heb je ook vaak het gevoel dat je geen tijd hebt?
Ben je ook vaak bang dat je werk niet afkomt?

Dagelijks worden we geconfronteerd met “de tijd”.
We haasten ons van de ene afspraak naar de andere. We vinden een vergadering te lang duren. We vinden het vervelend dat die collega ons op de gang aanhoudt, om zijn verhaal te doen.
Want ….. we hebben het druk, té druk.
En dat betekent dat we geen tijd hebben om te genieten van wat we eerder altijd leuk hebben gevonden.

Ik had laatst een eerste gesprek met Stan, een coachée die het gevoel had, dat het leven aan hem voorbij holde, zonder dat hij er enige invloed op had. Hij had al een cursus ‘ timemanagement’ gevolgd, maar nog lukte het hem niet om binnen de beschikbare uren, al zijn werk te plannen.

Hij had het idee, dat al die vergaderingen, het bespreken van het project en het schrijven van die verslagen al zijn tijd opslokten, waardoor hij niet meer aan de leuke zaken toe kwam.

Samen hebben we toen een inventarisatie van al zijn werk rondom het project gemaakt.

INVENTARISATIE
Eerst zijn we alle leuke zaken op een rijtje gaan zetten.
Stan heeft vooral het idee dat het praktische werk rondom zijn project, dus het brainstormen, het uittesten en het improviseren, naast het overleggen, het leukste deel van het project is. Zijn creativiteit komt hier volop aan bod.
Natuurlijk zijn er nog meer leuke kanten aan het project. Maar bovenstaande zijn wel degene die Stan het meest mist.

Daarna hebben we samen alle zaken, die volgens Stan onnodig veel tijd vergen, op een rij gezet. Dat zijn in eerste instantie de vergaderingen. En verder de collega’s die, volgens Stan, te pas en te onpas binnenlopen of hem in de wandelgangen aanhouden om hun verhaal te doen of vragen te stellen. En er zijn te veel personen die regelmatig met hem willen overleggen.
Natuurlijk zijn er nog meer frustraties. Maar de bovengenoemde, zijn wel de meest tijdrovende volgens Stan.

Nadat we deze 2 rijtjes hebben opgesteld, gaan we ze in detail bespreken. (Hoewel…… eerst even het hoofd leeg maken met een kop koffie 😉

Als eerste beginnen we daarna weer met het positieve rijtje.

  • Brainstormen: Dit is het spuien van ideeën in een groep betrokkenen, waarbij iedereen voldoende spreektijd krijgt om vragen te stellen en conclusies te trekken, om mededelingen te doen en om antwoorden te geven.
  • Overleggen: Lijkt veel op brainstormen, maar meestal is hier het gespreks-onderwerp specifieker gedefinieerd.
  • Uittesten: in de praktijk invullen, wat in theorie besproken is.
  • Improviseren: Als in de praktijk blijkt dat het niet klopt zoals bedacht, dan wordt er ter plekke een andere/betere oplossing bedacht en getest.

Daarna nemen we het andere rijtje onder de loep.

  • De grootste frustratie is voor Stan wel de hoeveelheid vergaderingen. Ik laat Stan vertellen wat er zoal in die vergaderingen besproken wordt. Het blijkt dat de vergaderingen grotendeels gaan over het project, zowel over de vooruitgang, over de problemen, de vragen waar een antwoord op moet komen….. als ook over nieuwe ideeën.
  • En wat blijkt? Als we de inhoud van de vergaderingen goed bekijken zien we dat dit niet veel afwijkt van het brainstormen, waar Stan zo van geniet.
  • Op dezelfde manier bespreken we de gesprekken van collega’s die volgens Stan te pas en te onpas vragen om aandacht. Ineens ziet hij dat deze collega’s niets liever willen, dan dat hij zijn kennis in de praktijk gaat uittesten.

We hoeven uiteindelijk niet eens alle punten te bespreken, voordat Stan tot de conclusie komt, dat het probleem vooral bij hemzelf ligt. Of in elk geval bij zijn manier van benaderen.

We spreken af dat hij vvorlopig de noemer vergadering voor zichzelf zal vertalen in brainstormen.

Terwijl hij de collega’s die hem overvallen, aanhoort en gaat proberen meteen een oplossing te vinden, zo mogelijk direct in de praktijk van het project. Uittesten dus!

Op deze manier kan Stan zich de hele dag bezighouden met de zaken die hij zo leuk vindt en waarvoor hij deze baan juist gekozen heeft.

Stan geniet weer!

Kwestie van mindset dus!

Advertenties
commitment

Is de manager belangrijk voor het team?

Ik kreeg laatst een aanvraag van een alerte manager, die zich afvroeg of er (nog) wel commitmentuitdaging in het werk van zijn medewerkers zat. Hij kreeg de indruk dat zijn team wat “inzakte” en niet meer zo enthousiast was als voorheen.

Ik werd uitgenodigd voor een strategiegesprek waarin we de mogelijkheden hebben besproken, die TeamCreation kan bieden. Een gesprek dat normaal ongeveer een uur duurt en nu meer dan 3 uur in beslag nam. Deze manager heeft duidelijk het beste met zijn mensen voor.

Uiteindelijk zijn we overeen gekomen, dat ik de creativiteit in het team ga onderzoeken en het feit of iedereen nog op de juiste stoel zit. Hoe zien de teamleden hun toekomst?
Een coaching waarbij ik alle vrijheid krijg. Geloof maar dat ik me in mijn element voelde!

GEDACHTEN TEAM
Allereerst heb ik de vraag van de manager aan het team voorgelegd:
“Ben je tevreden over je baan?”
“Denk je over 3 jaar nog op deze stoel te zitten?”

Op de eerste vraag antwoordde eigenlijk iedereen “ja”.twijfelen

Bij de tweede vraag kwamen de bedenkingen en enkelen veranderden hun eerdere antwoord in “nee, toch niet”.

Hieruit blijkt eigenlijk dat de leden niet echt hadden nagedacht over hun huidige baan en dus wel degelijk aan het “inzakken” waren. Goed gezien dus van de manager!

DOELEN STELLEN
Omdat deze manager heel dicht bij zijn team staat, heb ik tijdens het volgende uur zowel de teamleden alsook de manager uitgenodigd. Ik werk altijd heel transparant.

De nu belangrijke vraag is:doelen stellen
“Wat zijn de toekomstige doelen die jullie samen willen halen?”
Hierop volgt een geweldige brainstorm! Worden eerst aarzelend enkele doelen opgenoemd, even later volgen de nieuwe doelen elkaar in snel tempo op. We noteren al deze doelen op een flip-over, zichtbaar voor iedereen.

TOP DRIE
Nu wordt het team (zonder manager) in kleinere groepjes verdeeld, hier gaat het om 4 groepjes van 3.top-3-op-handen-gedragen
Binnen deze groepjes wordt vervolgens overlegd, welke doelen men belangrijk vindt en waarom. Zo stelt ieder groepje een eigen top 3 samen.
Deze wordt genoteerd op de flip-over. Uiteindelijk bepalen we zo de top drie van het team.

DENKSTIJLEN
Voordat ik met de doelen aan de slag ga, wil ik eerst weten welke “denkstijlen” ik in de groep heb.

Ik gebruik hiervoor “de denkhoeden van De Bono” en met deze werkvorm bekijk ik denkhoeden van de Bonosamen met het team de competenties van de individuele leden. Verrassend dat sommige leden zich niet bewust zijn hoe ze precies denken en welke kwaliteiten ze hebben. Ik laat ze “hun kleur” (via De Bono) opspelden zodat de anderen eraan kunnen wennen. (Natuurlijk is iemand niet helemaal zwart, of helemaal blauw, maar bij elk teamlid was er een duidelijke “eerste” voorkeurskleur te bepalen).

DOELEN UITWERKEN
Nu schrijf ik het eerste doel op de flip-over.
Daarna stel ik de vraag:
“Wat hebben we nodig om dit doel te verwezenlijken?”.

Heel enthousiast begint iedereen op te noemen wat er nodig is. Verrassend is, dat, doordat we van te voren over competenties gesproken hebben, de meesten ook denken in benodigde kwaliteiten en niet in benodigde grondstoffen en producten. Zo ontdekt het team dat iemand die normaal snelle beslissingen neemt “op gevoel”, heel veel voordeel heeft wanneer hij gaat sparren met iemand die vooral de cijfertjes ziet. Je zet intuitie samen met ratio, waardoor de beste beslissingen genomen worden binnen een redelijke termijn.

VERRASSEND
En wat ik nu het meest verrassend vond?

denkhoeden-van-de-bonoTijdens deze laatste sessie gaan de teamleden “in kleuren denken”. Als we Peter inzetten (= blauw) moeten we eigenlijk ook Bob (= groen) inzetten, om zo te zorgen dat we steeds alert blijven op creatieve oplossingen.
Blauw = analytisch denker.
Groen = creatieve denker.

En “Wanneer Herman (zwart) weer komt met alles wat mis kan gaan, moet Annelies (geel) zorgen dat de voortgang positief blijft.
Zwart = criticus.
Geel = positief en enthousiast.

Zo hebben we met het team de top drie van de gestelde doelen benaderd. Achter elk doel hebben we de namen gezet van degenen die zich hiermee gaan bezighouden. Uiteraard dus rekening houdend met de competenties.

TENSLOTTE
Na 6 weken is er nog een evaluatie gepland. Voor deze evaluatie heb ik ook weer de manager uitgenodigd.

Wat meteen opvalt is de sfeer in de groep. Het gaat om een groep gelijkgestemden; commitmentmensen die enthousiast zijn.
Ik laat ze eerst allemaal hun woordje doen en stel dan één vraag:
Wat is er veranderd sinds vorige keer?”
En het uniforme antwoord luidt: “Ik heb er weer zin in. Ik vind het prettig om ’s morgens weer op mijn werk te komen.”

CONCLUSIE:
Het enthousiasme is terug! Dankzij de oplettende manager.