Kwestie van mindset!

Heb je ook vaak het gevoel dat je geen tijd hebt?
Ben je ook vaak bang dat je werk niet afkomt?

Dagelijks worden we geconfronteerd met “de tijd”.
We haasten ons van de ene afspraak naar de andere. We vinden een vergadering te lang duren. We vinden het vervelend dat die collega ons op de gang aanhoudt, om zijn verhaal te doen.
Want ….. we hebben het druk, té druk.
En dat betekent dat we geen tijd hebben om te genieten van wat we eerder altijd leuk hebben gevonden.

Ik had laatst een eerste gesprek met Stan, een coachée die het gevoel had, dat het leven aan hem voorbij holde, zonder dat hij er enige invloed op had. Hij had al een cursus ‘ timemanagement’ gevolgd, maar nog lukte het hem niet om binnen de beschikbare uren, al zijn werk te plannen.

Hij had het idee, dat al die vergaderingen, het bespreken van het project en het schrijven van die verslagen al zijn tijd opslokten, waardoor hij niet meer aan de leuke zaken toe kwam.

Samen hebben we toen een inventarisatie van al zijn werk rondom het project gemaakt.

INVENTARISATIE
Eerst zijn we alle leuke zaken op een rijtje gaan zetten.
Stan heeft vooral het idee dat het praktische werk rondom zijn project, dus het brainstormen, het uittesten en het improviseren, naast het overleggen, het leukste deel van het project is. Zijn creativiteit komt hier volop aan bod.
Natuurlijk zijn er nog meer leuke kanten aan het project. Maar bovenstaande zijn wel degene die Stan het meest mist.

Daarna hebben we samen alle zaken, die volgens Stan onnodig veel tijd vergen, op een rij gezet. Dat zijn in eerste instantie de vergaderingen. En verder de collega’s die, volgens Stan, te pas en te onpas binnenlopen of hem in de wandelgangen aanhouden om hun verhaal te doen of vragen te stellen. En er zijn te veel personen die regelmatig met hem willen overleggen.
Natuurlijk zijn er nog meer frustraties. Maar de bovengenoemde, zijn wel de meest tijdrovende volgens Stan.

Nadat we deze 2 rijtjes hebben opgesteld, gaan we ze in detail bespreken. (Hoewel…… eerst even het hoofd leeg maken met een kop koffie 😉

Als eerste beginnen we daarna weer met het positieve rijtje.

  • Brainstormen: Dit is het spuien van ideeën in een groep betrokkenen, waarbij iedereen voldoende spreektijd krijgt om vragen te stellen en conclusies te trekken, om mededelingen te doen en om antwoorden te geven.
  • Overleggen: Lijkt veel op brainstormen, maar meestal is hier het gespreks-onderwerp specifieker gedefinieerd.
  • Uittesten: in de praktijk invullen, wat in theorie besproken is.
  • Improviseren: Als in de praktijk blijkt dat het niet klopt zoals bedacht, dan wordt er ter plekke een andere/betere oplossing bedacht en getest.

Daarna nemen we het andere rijtje onder de loep.

  • De grootste frustratie is voor Stan wel de hoeveelheid vergaderingen. Ik laat Stan vertellen wat er zoal in die vergaderingen besproken wordt. Het blijkt dat de vergaderingen grotendeels gaan over het project, zowel over de vooruitgang, over de problemen, de vragen waar een antwoord op moet komen….. als ook over nieuwe ideeën.
  • En wat blijkt? Als we de inhoud van de vergaderingen goed bekijken zien we dat dit niet veel afwijkt van het brainstormen, waar Stan zo van geniet.
  • Op dezelfde manier bespreken we de gesprekken van collega’s die volgens Stan te pas en te onpas vragen om aandacht. Ineens ziet hij dat deze collega’s niets liever willen, dan dat hij zijn kennis in de praktijk gaat uittesten.

We hoeven uiteindelijk niet eens alle punten te bespreken, voordat Stan tot de conclusie komt, dat het probleem vooral bij hemzelf ligt. Of in elk geval bij zijn manier van benaderen.

We spreken af dat hij vvorlopig de noemer vergadering voor zichzelf zal vertalen in brainstormen.

Terwijl hij de collega’s die hem overvallen, aanhoort en gaat proberen meteen een oplossing te vinden, zo mogelijk direct in de praktijk van het project. Uittesten dus!

Op deze manier kan Stan zich de hele dag bezighouden met de zaken die hij zo leuk vindt en waarvoor hij deze baan juist gekozen heeft.

Stan geniet weer!

Kwestie van mindset dus!

Wat te doen met niet-gemotiveerde medewerkers?

Onlangs heb ik een training/workshop verzorgd in het hoge Noorden. Vanwege de lange reistijd en de te verwachten files ben ik een dag eerder al bij het nabijgelegen hotel aangekomen.
Zo kan ik de volgende dag om negen uur fris en vrolijk aan de slag.

teambuilding?


Helaas ben ik blijkbaar een van de weinige aanwezigen die fris en vrolijk is. Als ik binnenkom zijn de beide organisatoren al druk bezig om de sfeer positief te houden. Een groot deel van de deelnemers is niet enthousiast.


Laat ik eerst de situatie schetsen:

De gemeentes worden extra belast met taken die de Rijksoverheid doorschuift. Door deze decentralisatie krijgen de gemeentes steeds meer taken. Dus  is het nodig om de mogelijkheden (en onmogelijkheden) te inventariseren.

denktankZo ook in de Gemeente A. waar ik te gast ben op deze vroege morgen.
De gemeente A. wil deze extra takenlast en de gevolgen hiervan bespreken in een groep direct betrokkenen.
Daarvoor hebben zij een “denktank” opgericht, waar men zich vrijwillig voor heeft kunnen aanmelden.
Deze vrijwilligers zijn vanmorgen voor het eerst samen om kennis te maken met elkaar tijdens een creatieve workshop. De organisatoren hebben gekozen voor een teambuilding-workshop van TeamCreation, het  samen schilderen van een boom.

Bij deze workshop kunnen de deelnemers elkaar leren kennen, er moet veel gecommuniceerd worden, samen gewerkt en het onderling vertrouwen komt aan de orde. Ook het loslaten van eigen ideeën krijgt aandacht. Allemaal onderwerpen die belangrijk zijn voor hun functioneren in de denktank.
Het doel is dus duidelijk.

Maar…………
SlammingDoor1zodra een van de deelnemers in de gaten krijgt dat er creativiteit van haar wordt gevraagd, draait ze zich om zonder zelfs de introductie af te wachten. Met de woorden: “Ik heb wel wat beters te doen”, verlaat ze de zaal. Waarbij geen van de organisators protesteert! ‘Het is tenslotte vrijwillig’.
Ook de rest staat nog niet te popelen.

Gelukkig willen de meesten, na mijn introductie, actief aan de slag en de paar twijfelaars zijn toch van zinnen om open te staan voor wat deze ochtend hen gaat brengen.

Dus starten we met de activiteit.
Tijdens de workshop valt steeds opnieuw op dat de deelnemers het woord “samen” maar moeilijk vinden.
Ook het feit dat ze zichzelf aangemeld hebben als vrijwilliger, geeft hen niet het idee dat ze daarom ook positief in deze kennismaking kunnen staan.

Ik kom verschillende vormen van aversie tegen.
De een zegt bij een opdracht: “Daar heb ik nu geen zin in.”
De volgende gaat haar eigen gang, hoewel de groep afgesproken heeft om het anders te doen.
Een derde deelnemer zegt na iets meer dan de helft van de tijd: “Ik vind dat ik nu wel genoeg gedaan heb.”
Kortom….. het is een hele intensieve morgen. Ik heb bijna medelijden (bijna!) met de organisatoren die hun uiterste best doen om de groep naar mij toe zo positief mogelijk neer te zetten. Ze doen dit vooral door de acties te verdedigen.

Aan het eind wordt de boom in elkaar gezet en wordt de totale activiteit overzien.
Dan gebeurt er nog het volgende: De mensen weten dat de laatste actie van een onderdeel is, het drogen van de verf. Bij het in elkaar zetten van de boom helpt een van de organisatoren mee. (de rest kijkt weer toe). Als de man dan een onderdeel vastpakt dat DSC03905nog nat is, en daarmee een lelijke vlek maakt, krijgt hij van enkelen uit de groep de schuld van dit ‘verprutsen’ van het resultaat. Terwijl degene die geschilderd heeft, dus niet voldaan heeft aan de laatste opdracht, nl. het drogen!

Nu is voor mij de maat vol. Ik roep de groep bij elkaar en spreek ze aan.
Wat is mij opgevallen:

  • Sommige personen tonen commitment, maar anderen duidelijk niet! Waarom hebben zij zich dan als vrijwilliger opgegeven? Wat hadden ze verwacht van deze denktank?
  • Hadden ze verwacht dat de organisatoren ook de kartrekkers zouden zijn en men zelf passief zou kunnen deelnemen?
  • Hebben ze de moeite genomen om tijdens deze ochtend elkaar te leren kennen, elkaars competenties af te tasten, elkaar te vertrouwen?
  • En heel belangrijk: hebben ze überhaupt deze morgen enig respect getoond voor de andere aanwezigen?

checkmarkHet laatste uur wordt er ineens pittig gediscussieerd.
De organisatoren laten veel te veel over zich heen lopen en gaan veel te zachtaardig om met negativiteit. Ze durven niet te confronteren.
Blijkt dat ze na de eerste wegloper bang waren dat er meer mensen zouden volgen.
Maar hadden ze bij de eerste persoon meteen opgetreden, dan was hun positie veel sterker geweest. Dan hadden ze respect verdiend.
De deelnemers blijven veel te veel zitten in hun negativiteit. Sommigen komen binnen en staan niet open voor wat er gaat gebeuren. Geeft een het commentaar: “Ik zag eerst de zin niet in van deze morgen en daarna vond ik het raar om het ineens wel leuk te gaan vinden.”. Hoezo een starre houding?

Na afloop kijkt iedereen toch positief terug op deze ochtend. Ze hebben inzicht gekregen en kunnen een gemotiveerde beslissing nemen.
Degenen die zich de denktank anders hadden voorgesteld, trekken zich terug.
Met de mensen die wel gecommitteerd zijn is een vervolgtraject afgesproken.

Want de taken van de Rijksoverheid zullen toch overgedragen worden aan de gemeentes en deze situatie heeft nog steeds alle aandacht nodig.